באוצר המילים היומי, הביטוי "הכל הולך לפי התוכנית". זה אומר שהכל קורה כמתוכנן, ללא הפתעה קלה או הפתעות. אבל למה זה כל כך חשוב? למה אתה צריך תוכנית פעולה? מה זה? האם ניתן להשיג את היעדים ללא סדר פעולה שנקבע מראש? האם יש צורך בתוכנית רק עבור מטלות עבודה, או האם זה חסר תחליף בחיים? איך ללמוד לתכנן את הזמן שלך? האם קשה לעשות זאת? האם יש טכנולוגיות יעילות? אנו מתכננים את עשר הדקות הבאות כדי להכיר את הנושא.
מהי תוכנית?
תכנית היא פעולה מכוונת הדרושה להשגת היעדים שנקבעו במסגרת מגבלת הזמן. לסיכום, הכנת התוכנית מורכבת מהרכיבים הבאים:
- הגדרת יעדים - הגדרת יעדים;
- עיצוב - תוכנית פעולה;
- עיצוב Variant - בחירה של מספר רעיונות;
- מועד אחרון - מועדים;
- הגדרת משאבים - מה נדרש, היכן להשיג אותו;
- קביעת המבצעים - מי יבצע את המשימה;
- קיבוע תוצאות - ביצוע מודל, תוכנית או פרויקט.
לדוגמה, חברה רוצה לשווק קו מוצרים חדש. בתור התחלה, לנסח את המטרה ואת היעדים. ליצור סקיצות של תוכנית פעולה למופת, הגדרת אסטרטגיה וטקטיקות. לאחר מכן, לקבוע את מועדי ההקצאה, את כל סעיפי המשנה שלה. לאחר מכן, הם מחפשים את המשאבים הדרושים, המקורות שלהם, וגם לקבוע את תחומי האחריות של בודדים המבצעים. לבסוף, הם להקליט מחשבות על בינוני פיזי (נייר או מסמך דיגיטלי), החל ליישם אותם. תוכנית זו היא פשוטה, שכן ישנם סוגים שונים של תכנון. יישום שלהם מרמז על מילוי של דרישות מיוחדות מסוימות.
אילו סוגים של הכנה תוכנית יש?
טיפולוגיה של התכנון היא רחבה, שונה בהיקפה, עיתוי, אובייקטים, תוכן, עומק, מחויבות, סדר, חשבונאות, אזורים, תיאום החלטות התכנון. למעשה, הכל די פשוט הגיוני. אז, התוכניות הן:
- לפי היקף:
- כללי - לקחת בחשבון את כל הפרטים של המשימה;
- חלקית - לתאר אלמנטים ספציפיים.
- במונחים של יישום:
- לטווח ארוך - לרמוז על אסטרטגיית פיתוח לתקופה של יותר מ 5 שנים.
- טווח בינוני - טווח בין שנה לחמש שנים;
- לטווח קצר - לפתור את הבעיות הנוכחיות (עד 1 שנה).
- לפי אובייקטים:
- מטרות התכנית - הגדרת מטרות;
- תוכנית הכספים - הגדרת התקציב והציוד;
- תוכנית ניהולית - מינוי אחראי;
- תכנית תכנית - פיתוח תוכניות מתאימות;
- תכנית פעולה - הבנת המאמץ הנדרש.
- תוכן:
- תוכנית טקטית - התנאים להשגת המטרות;
- תוכנית אסטרטגית - הכיוון העיקרי של העבודה;
- תכנית לוח שנה תפעולי - מפרט והגדרת מועדים;
- תוכנית עסקית - חשבונאות עבור כל האינדיקטורים אשר ממלאים תפקיד בהשגת המטרה.
- בהתאם לעומק:
- צבירה - קח בחשבון את הפרמטרים הכלליים;
- מפורט - לחשב את כל הפרטים האפשריים.
- בחובה:
- חובה (הוראה) - שנקבעו בהחלט;
- אופציונלי (מעיד) - די ממליץ.
- בהתאם לסדר ביצוע:
- הזמנה - הדורשת ביצוע רציף;
- יוצא דופן - מופיעים לפי הצורך;
- הזזה - להציע את האפשרות של הרחבה.
- לפי נתונים חשבונאיים:
- תוכניות קשות - תאימות חובה לכל התקנות;
- תוכניות גמישות - היכולת לסטות מקורס נתון;
- תוכניות גמישות וגמישות - שילוב של תוכניות גמישות ונוקשות.
- לפי בקשה:
- שיווק - הגדרת האסטרטגיה הגלובלית של החברה;
- פיננסי - הבנת המרכיב הכלכלי;
- ייצור - אספקת חומר בסיס טכני;
- מחקר - היווצרות המושג הבסיסי;
- הפרט - בניית ביצועים אישיים.
- בתיאום בזמן:
- תוכניות סימולטניות - מורכבות משלב אחד;
- תוכניות עוקבות - מתקיימות במקרה של תהליך ארוך המורכב משלבים נפרדים.
סוגי התכניות המפורטים הם ברוב המקרים אוניברסליים וניתן להשתמש בהם הן למטרות ארגוניות והן לשיפור האפקטיביות האישית של האדם. לדוגמה, הם יכולים לשמש כדי לקמפל תוכנית יומי. מה זה? בואו נדבר עוד יותר.
מהי תוכנית היום?
תוכנית היום - רצף מהורהר של פעולות ליום שלפנינו. מומחים לתכנון מייעצים לעשות את זה פעמיים. בפעם הראשונה - בערב, והשנייה - בבוקר, תוך התחשבות בשינויים אפשריים.
עדיף לזכור את המאפיינים הפיזיולוגיים של אדם, לקחת בחשבון את הקצב הגופני היומי. לדוגמה, פעילות המוח מופעלת בין 10.00 ל -12.00. במהלך תקופה זו, ניתן לתזמן את המשימות החשובות ביותר.
אנרגיה נוספת נופלת. זה צריך להיות מחדש במהלך ארוחת הצהריים. לאחר מכן, יש צורך לאפשר לגוף להירגע, לנוח. מ 14.00 עד 16.00 יש הפעלה מחדש של פעילות אינטלקטואלית ויצירתית. בשלב זה ראוי לקיים פגישות או סיעור מוחות.
קרוב ל 17.00 יש שיא של כושר גופני. מומלץ להקדיש את הזמן הזה לספורט או פעילויות חוצות. לאחר מכן ארוחת ערב, הרפיה.
בהבנת מרווחי הזמן היצרניים ביותר שלהם, קל יותר לצייר משימות חשובות עבור הזמן הזה כדי לנהל אותו ביעילות וביעילות ככל האפשר.
שיטות תכנון
בין מגוון האפשרויות לתכנון תוכניות, יש כמה היעילים ביותר, אשר פופולריים במיוחד על ידי תומכי ניהול זמן:
- תכנון ABC;
- מטריקס אייזנהאואר;
- תרשים Gantt;
- תכנון חכם;
- טכניקת GTD.
שיטות אלה ניתן ליישם בנפרד או בשילוב אחד עם השני. כל אחד מהם יעיל בפתרון בעיות ספציפיות, תוך התמקדות בהיבט מסוים של תכנון. לדוגמה, הבחירה של סדרי עדיפויות, הגדרת מטרות, או במקרים ההזמנה.
תכנון ABC
שיטה זו של התכנון של תוכניות היא חלקית להשוות את הכלל פארטו, לפיה 20% המאמצים להביא 80% מהתוצאה ולהיפך. אם תלמד לזהות את האזורים היצרניים ביותר, הם יספקו את "חלק הארי" של הצלחה. לכן, מתודולוגיה ABC מבוססת על סדרי עדיפויות, על פי חשיבותם:
- א - המשימות המשמעותיות ביותר (ככלל, אין יותר מ 15% מהם, אבל הם נותנים על 65% מהתוצאה);
- ב - עניינים בעלי חשיבות ממוצעת (כ -20%, ויעילות יישומם היא בתוך 20%);
- C - לא משימות חשובות (לספק 15% הצלחה כאשר מלא 65% מהזמן).
לאחר שנקבע ורכז את מאמציו על ביצוע משימות מקטגוריה א ', אדם מגדיל במידה ניכרת את יעילותו האישית או העבודה, שכן הוא מבלה פחות זמן בעבודה חסרת תועלת.
אייזנהאואר מטריקס
תכנון אפקטיבי, המבוסס על סדרי עדיפויות נבחרים, שנקראו על שם המפקד והנשיא האמריקאי, דווייט דויד אייזנהאור. על פי שיטה זו, תוכניות צריך להיווצר על בסיס החשיבות והדחיפות של המקרים. מבחינה גרפית, זה נראה כמו רביע מחולק לארבעה חלקים:
- משימות חשובות ודחופות - ענף הפיתוח;
- חשוב, לא דחוף משימות - ריבוע של ענייני הכרחי;
- לא חשוב, משימות דחופות - אזור "שגרתית";
- לא חשוב, לא משימות דחופות - אזור זמן הפסד.
שתי הנקודות הראשונות מהוות אזור של צמיחה והצלחה. השלישי והרביעי מביאים אנשים לשגרה. לכן, עדיף להימנע מהם בעת תכנון, שליטה ביכולת להקצות משימות כאלה.
תרשים Gantt
דרך טובה לדמיין מה מתוכנן היא ליצור תרשים Gantt. המהות של השיטה מורכבת בבניית נתיבים המציגים משימות בודדות, ולאחר מכן המיקום שלהם לאורך ציר הזמן. השימוש בדיאגרמות עמודות (היסטוגרמות) ליישום תוכניותיהם הוצע על ידי מהנדס אמריקאי ומומחה בתחום הניהול המדעי - הנרי לורנס גנט.
שיטה זו פועלת בנוסף לטכנולוגיות אחרות, ומאפשרת לך לעקוב באופן ויזואלי את כל השלבים של יישום הפרויקט, כמו גם להבין את האפקטיביות של המאמצים שנעשו.
תכנון חכם
זה מתייחס דווקא לשדה של הגדרת המטרה, אך ללא מטרות שנקבעו כראוי תוכנית טובה היא בלתי אפשרית. על פי טכנולוגיה זו, יש לנתח את כל המטרות לפי הקריטריונים העיקריים:
- ספציפיות - קונקרטיות;
- ניתן למדידה;
- ניתן להשיג - יכולת להגיע;
- רלוונטיות - השוואה עם משימות אחרות;
- זמן מוגבל - בזמן.
אם המטרה עומדת בדרישות אלה, ההתפתחות הנוספת של התכנית לא תביא לקשיים רציניים, שכן ההצלחה תונח כבר בתחילת העבודה.
טכניקת GTD
השיטה המקורית שפותחה על ידי מומחה אמריקאי מומחה ניהול זמן דוד אלן. הקיצור GTD מייצג "להביא דברים להשלמת". טכנולוגיה זו מספקת אלגוריתם ברור של פעולות לארגון החיים שלך. המלצות להתחיל עם הארגון הנכון של מקום העבודה. בעתיד, יש צורך לייעל את כל העניינים שלך תוכניות, ביצוע רשימות באמצעות לוח שנה לוח הזמנים:
- הפעולות הבאות מכסות את התקופה הקרובה;
- פרויקטים - משימות המבוצעות במשך זמן רב;
- נדחית - סעיף סמכות המוקצה למישהו;
- לא חובה - עניינים מעורפלים מתישהו.
על פי שיטת ה- GTD, לתכנון מוצלח יש לענות על השאלות הבאות:
- מה המטרה צריכה להיות מושגת?
- איך זה ייושם?
- מהו הנתיב לעבור כדי להשיג אותו?
לאחר התייעלות המשימות שלהם לענות על השאלות המפורטות, זה הופך להיות הרבה יותר קל לאדם להכין תוכנית פעולה מתאימה וליישם אותו.
מהי שגיאת תכנון?
לא משנה כמה התוכנית יכולה להיראות מושלם, בכל מקרה, זה לא יכול להיות מבוטח מפני טעויות. המהות שלהם טמונה בגישה אופטימית מדי לתחזיות. דוגמה בולטת היא עבודה שאורכת שעה וחצי, במקום 60 דקות המתוכננות. התוכניות האישיות והקולקטיביות כפופות לאי דיוקים דומים.
הגורמים העיקריים לטעויות:
- שימוש לא מספיק בניסיון העבר;
- הנטייה להקנות תשוקה למציאות;
- הנטייה להתווכח על עיכובים בעבר רק על ידי גורמים חיצוניים;
- אי דיוקים בהערכה ובתפיסת הזמן;
- משטח היחס למשימה.
בנוסף לבזבוז זמן, טעויות בתוכניות כרוכות בהפסדים של משאבים כספיים או ייצור, או אפילו ביצוע המשימה נחקר. לכן, מומלץ כי "עתודה" ספציפית של זמן ומאמץ יוכנסו לתוכנית כלשהי, מה שמאפשר לך לתמרן במקרה של נסיבות בלתי צפויות או התאמה של משימות.
לא משנה כמה רציני המשימה, זה ידרוש תוכנית ליישום שלה. לא משנה מה יהיה בקנה מידה זה יהיה, על איזה מדיה יירשמו. העיקר הוא לעמוד בכל הדרישות הנדרשות להכנת שלה, כולל תחזית של המאמצים והמשאבים הדרושים. ישנן שיטות רבות לעשות זאת, אז אתה צריך לקרוא בעיון כל אחד על מנת לבחור את אחד שמתאים בנפרד.
