לעתים קרובות מאוד אתה יכול לשמוע איך מישהו חסר זמן. הם היו מצליחים לעשות הכול, אם היו שעתיים או שלוש יותר ביום. עם זאת, יש אנשים שמרגישים בשלווה את המשימות שלהם, אפילו מצליחים לעזור לאחרים. למה? אחרי הכל, הראשון והשני ביום במשך 24 שעות. ניהול זמן עונה על שאלה זו. מה זה? איך אתה יכול ללמוד לנהל את הזמן שלך? האם יש שיטות יעילות המסייעות לחיות באופן רציונאלי ולעבוד באופן פרודוקטיבי?
מהו ניהול זמן?
ניהול זמן הוא אמנות של ניהול זמן. הוא כולל שיטות של קביעת יעדים, תכנון, בקרה, מוטיבציה, סדר עדיפויות ראוי. אתה יכול לשקול ניהול זמן כמו מגוון שלם של טכניקות שמטרתן לשפר את היעילות האישית. נהוג לדון בכלים לניהול זמן, אך בשיטות של קביעת יעדים, מוטיבציה, משלחת וכו '.
במבנה של הוראה זו להתבלט ארבעה בלוקים עיקרייםהמרכיבים את "סולם" של ניהול זמן, על בסיס השוואה עם הנסיעה:
- אפקטיביות - עונה על השאלה "איך ללכת?"
- טכנולוגיה - לתת הבנה של "מה להמשיך?"
- אסטרטגיה - עוזר לתכנן "לאן ללכת?"
- פילוסופיה - נותן משמעות, עונה "למה ללכת?"
כראוי לתכנן את החיים שלך מן הבלוק הרביעי "למה?" לפריט הראשון "איך?"
זוהי אחת מנקודות הזמן העיקריות של ניהול זמן - לבחור מטרה גלובלית. עוד להבין את הכיוון ליישום שלה. ואז לקבוע את מנגנוני הישג. להבין מה הכלים הדרושים כדי ליישם את כל הצעדים המתוכננים.
עצם המשמעות של ניסוח כזה של הבעיה היא לתרץ את העבודה, כי האפקטיביות של כל ההתחייבות תלויה בקביעת יעדים ותכנון נאותים.
הופעתה והיווצרותה של ניהול זמן
המילה ניהול זמן הופיע בשנות ה -70 של המאה העשרים. על פי האמונה הרווחת, מחברו הוא איש עסקים מדנמרק קלאוס מולר. הוא הציע מחברת "Time Manager", שהפך לאב-טיפוס של המארגן.
באופן אישי, כאשר יסודות ניהול הזמן נולדו, זה בלתי אפשרי. ניתן לטעון כי ניסיונות לשלוט בזמן האישי נעשו ברומא העתיקה. המקור הראשון שנכתב הוא רשימותיו של לוציוס סנקה שהופנו לאחד האצילים הרומיים. הוא המליץ לעסוק בכתב זמן חשבונאות, לפקח על השימוש שלה, להעריך את החיים שלך. סנקה הצביעה על הצורך בתכנון עסקי, ומציעה זאת בכל בוקר. כמו כן, הפילוסוף הרומי הדגיש את החשיבות של קביעת סדרי עדיפויות כדי לבלות זמן עם תועלת מקסימלית.
כנראה, את הבנת הזמן מעורב תרבויות אחרות של העת העתיקה, כי אנשים בכל מקום מתמודד עם אותן משימות ואתגרים. בצורה מודרנית יותר, ניהול זמן הופיע באמצע המאה ה -18 והיה זמן להתפתחות המהפכה התעשייתית.. עם ההתפשטות וההפצה המונית של צמחים ומפעלים, עבודת האדם נעשתה פחות ופחות תלויה בגורמים טבעיים. לכן, ניתן לייעל זרימות עבודה.
הרעיונות של ניהול זמן קו אדום דרך חייהם של אנשים בולטים רבים. לדוגמה, הסופר והחוקר האיטלקי לאון בטיסטה אלברטי, שחי בתקופת הרנסאנס, הציג בעבודותיו את חשיבות ניהול הזמן. הוא התמקד בצורך לייעל תיקים, כמו גם לתכנון יומיומי. השראה האידיאולוגית של "מנהלי הזמן" של תקופתו היתה יצחק ניוטון, שבנה בבירור את עקרונות המבנה של היקום. הרעיונות שהוצעו על ידו גרמו לבני דור רבים לחשוב על ייעול חייהם.
אחד התומכים הבולטים ביותר של ניהול זמן היה הפילוסוף הגרמני עמנואל קאנטאשר שיפרה את לוח הזמנים שלה במידה כזו כי השכנים בדק את השעון על זה.
פוליטיקאי אמריקאי בנימין פרנקליןאשר נתן לעולם את הביטוי הידוע "זמן הוא כסף", המשיך יומן אישי, ובכך הגיע לגבהים רבים של שליטה עצמית. המלצות פשוט ויעיל של פרנקלין יצרו את הבסיס של הדרכות ניהול זמן פופולרי רבים.
תפקיד משמעותי בפיתוח של ניהול זמן שיחק על ידי מהנדס אמריקאי. פרדריק טיילוראשר הניח את היסוד לניהול המודרני ואת הארגון המדעי של העבודה (לא). לטיילוריזם, כתורת ניהול, הייתה השפעה מוחשית על הגדלת התפוקה.
אי אפשר שלא לזכור את הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו, אשר ניסח את העולם המפורסם זמן עקרון ניהול "20:80". זה מפוענח כך: 20% מהמאמצים מביאים 80% מהתוצאה ולהיפך. אם אתה מגדיר את זה מאוד "עשרים", אתה יכול להגדיל באופן משמעותי את האפקטיביות האישית.
לא פחות משמעותי הוא תרומתו של הנשיא ה -34 של ארצות הברית. דווייט דויד אייזנהאואר, אשר פיתחה שיטה נוחה מאוד של סדר עדיפויות, המכונה "מטריצת אייזנהאואר". הוא הציע לחלק את כל המקרים, על פי חשיבותם ודחיפותם. קיימים ארבעה סוגים של משימות:
- חשוב, דחוף;
- חשוב, לא דחוף;
- לא חשוב, דחוף;
- לא חשוב, לא דחוף.
לשים לב לשני סוגים הראשונים, והימנעות השלישי או הרביעי, אדם ילמד כיצד לנצל את הזמן שלהם בצורה יעילה יותר.
עם הזמן, החלו תזמון הזמן של ניהול זמן לצאת. לדוגמה, ניהול זמן לנשים, לגברים, לאנשי עסקים, לסטודנטים, לתלמידי בתי ספר וכו '.
סופרים פופולאריים של ניהול זמן במאה ה -21: בריאן טרייסי, דיוויד אלן, סטיבן קובי, אלן לייקן, דן קנדי, קרי גליסון, סר ריצ'רד ברנסון, דייב קרנשו, פיטר ברגמן, אטול גוואנדה ואחרים. למנהלי זמן ברחבי העולם. נדון בהמשך ברעיונות העיקריים.
כלים לניהול זמן
העקרונות הבסיסיים של ניהול זמן קשורים בעיקר לנושאים קשורים:
- הגדרת יעדים;
- תכנון;
- סדרי עדיפויות;
- מוטיבציה;
- משלחת
הם מחוברים זה לזה בצורה הגיונית, ומשלימים את התמונה הכוללת של השימוש הרציונלי בזמן.
הגדרת יעדים
המטרה היא ציון דרך מרכזי, אשר מאפשר לך לא לסטות מן הנתיב שנבחר. הגדרת המטרה היא תזה בסיסית לניהול זמן המסייעת לחזות חיסכון בזמן לפני תחילת העבודה.
לרוב, יש שיטה הגדרת המטרה בשם SMART. קיצור זה פירושו קיומו של הקריטריונים הבאים לבחירת מטרה:
- קונקרטיות (ספציפי) - הבנה ברורה של התוצאה הצפויה;
- מדיד (מדיד) - הערכה כמותית או איכותית;
- Reachability (השגה) - היכולת לבצע את המשימה;
- רלוונטי - הצורך ביישום;
- מגבלות זמן - הגדרת מסגרת זמן.
אם מטרה זו תואמת את עקרון SMART, אז זה יהיה אפשרי להשיג את זה עם הכלכלה הגדולה ביותר של מאמץ.
תכנון
היעדר תוכנית או אסטרטגיה הרס התחייבויות רבות ומבטיחות. בנוסף למודעות של המטרה, יש להבין אותה ולמה נדרשים "הצעדים" ליישומה. בנוסף, רצוי לשלוט על התוצאות שהושגו.
שיטות תכנון רבות הומצאו, אבל בניהול זמן אחד הפופולריים ביותר נחשב התכנון גמיש נוקשה. מומלץ לתכנן לא יותר מ 60% של היום שלך, עוזב 40-50% של לוח הזמנים למצבים בלתי צפויים. רצוי לתאר את המשימות החשובות ביותר, תוך הנחת סוג של "מילואים" עבור מגוון של כוח עליון. לכן, ניתן יהיה למנוע רגשות שליליים מלהגשים או להתאים את התוכניות שלך. שמירה על שקט נפשי הוא אחד העדיפויות הניהוליות העליונות.
סדרי עדיפויות
סדר עדיפויות הוא הסדר שבו מתבצעות משימות שונות. על פי החוק, המכונה "ארנק של מילר", זיכרון של אדם יכול להחזיק 7 ± 2 אלמנטים. משמעות הדבר היא כי אדם רגיל יכול לנהל בקלות בין 5 ל 9 מקרים שונים, כולל תחביבים ומשימות ביתיות. אם פחות, אז החיים יהיו משעממים, ואם יותר, אז המוח לא יוכל לעבד את כל מערך המידע. אבל יש חוק של פארטו, לפיה 20% מאמצים להביא 80% מהתוצאה ולהיפך. הבחירה של סדרי עדיפויות מאפשרת לך להתמקד באותן פעילויות המספקות את האפקט המקסימלי.
אחד השיטות המומלצות לבחירת סדרי עדיפויות הוא "מטריצת אייזנהאואר", שהוזכרה לעיל בטקסט. על ידי חלוקת המשימות שלך, על פי חשיבותם ודחיפותם, ניתן לבנות בקלות היררכיה על ידי בחירת האזורים הרלוונטיים והיעילים ביותר.
מוטיבציה
ללא מוטיבציה נכונה, הרצון לעבוד נעלם ופריון העבודה מצטמצם למינימום. מנהל זמן חייב להיות מסוגל לעורר את עצמם ואחרים. שיטה מצוינת למוטיבציה היא "עקרון העיגון". זה מרמז על שבחים מסוימים לביצוע משימה מסוימת.
לדוגמה, תלמיד אוהב לשחק את הקונסולה, אבל לא לעשות שיעורי בית. הורים יכולים לחתום על חוזה איתו כי לשיעורי בית, הוא יקבל את ההזדמנות לשחק. בהדרגה, הילד יתרגל לעובדה כי המשחק מלווה בשיעורים, ובכך לפתח סוג של רפלקס. באופן דומה, אתה יכול לעשות במקרה של מוטיבציה עצמית.
משלחת
היכולת להאציל (להעביר) את המשימות שלהם לאחרים, על מנת לחסוך זמן אישי, הוא מיומנות שימושית מאוד עבור כל מנהל זמן. מאסטרינג הוא לא כל כך קשה. העיקר לזכור 10 עקרונות בסיסיים של המשלחת:
- • לספק למופע את התמיכה הנדרשת;
- אחריות לתוצאות עבודתו;
- הודעה מוקדמת על ההזמנה;
- מעורבות של המבצע בתהליך;
- תיאור ברור של התוצאה הצפויה;
- ניסוח הנורמות וכללי העבודה;
- מוטיבציה של המבצע, אינדיקציה לאינטרסים שלו;
- קביעת זכויות וחובות;
- מעקב שוטף בשלבי ביצוע;
- ציפייה לכישלון אפשרי ו"שיבה "של סמכות.
ציות לכללים אלה מסייע להימנע "מלכודות" רבות של המשלחת, המסוכן ביותר מהם הוא הצורך לעשות עבודה.
נושא המשלחת בעקיפין כולל את היכולת לומר "לא". בנוסף ללמוד כיצד להעביר את העבודה שגרתית לאחרים, רצוי להיות מסוגל לסרב אם הם מנסים לעשות את זה איתך.
שיטות ניהול זמן
בנוסף ללקסיקון מתחומים קשורים, ניהול זמן יש טרמינולוגיה ייחודית, כמו גם שיטות מקוריות. קודם כל, כדאי לציין את המושג "chronophage", המאבק עם אשר מסייע לחסוך כמות משמעותית של זמן. Chronophagus פשוטו כמשמעו "זמן אוכל". כל אלה הם הרגלים, מצבים, ואפילו אנשים שמסיחים את דעתנו מלעשות משימות חשובות באמת. לעומת זאת, הם נפגשים "שומרי זמן" אשר, להיפך, לעזור להציל את המשאב הזה יקר. אגב, אפילו המונח נטבע - "bacillus של ניהול זמן", כלומר אופטימיזציה בנוסף הזמן שלה, וגם את שגרת היומיום של אנשים מסביב, כולל בני משפחה, חברים ועובדים, ולהפוך "שומר הזמן" אמיתי עבורם.
מהמתודולוגיה של ניהול זמן, השיטות הפופולריות נקראות "שיטת עגבניות", "שיטת צפרדע", "שיטת פיל", "שיטת גבינה שוויצרית" ועוד רבים אחרים. אחר
שיטת עגבניות
בנוסף ליכולת לעבוד, חשוב מאוד ללמוד ולהירגע כראוי. אבל האיזון בין עומס והתאוששות לא תמיד ניתן להשיג. זה כרוך בהתפתחות של עייפות. סטודנט גאוני מאיטליה, פרנצ'סקו סירילו, הציע גישה מקורית שנקראה "שיטת פומודורו". זה מורכב לשבור את העבודה למרווחים של 25 דקות, אשר חלופי עם שלוש דקות של מנוחה - "עגבניות". לאחר ארבעה מחזורים כאלה, הפסקה 15-30 דקות נלקח. שיטה זו מאפשרת לך לשמור על ביצועים והתלהבות יותר.
שיטת צפרדע
באירופה יש את הביטוי "לאכול צפרדע לארוחת הבוקר". זה אומר את הדברים הבאים. אם אתה מבצע את העבודה הכי לא נעים בבוקר, צפרדע, ואז את שאר היום יהיה מלא ברגשות חיוביים. שיטת ניהול זמן זו מכוונת להפחתת המתח, לנורמליזציה של הרקע הרגשי ולסעד נפשי של אדם.
שיטת פיל
תחת "פיל" בניהול זמן לרמוז משימה גדולה לא נוח. כדי לבצע משימה שכזאת, ראשית, יש לחלק אותה למשימות משנה, כלומר - "חתוך את הפיל לאומצות". לדוגמה, אם יש צורך לבצע תיקונים בדירה, "פיל" ניתן לחלק למטבח, אמבטיה, מרפסת, סלון, חדר שינה. הם, בתורם, "לפצל" בצד שמאל או ימין, וכו '
שיטת גבינה שוויצרית
טכניקה נוספת להילחם "פילים", אבל הפעם, ללא סדר קפדני. אם מישהו עומד בפני משימה בקנה מידה גדול, בלי לדעת איזה צד כדי "להתקרב" ממנה, היא צריכה ללמוד מעכבר שמכרסם גבינות בסדר אקראי. בהדרגה, הגבינה "מפשיר" על העיניים, הופכת למשימה בהתאם ליכולות של המבצע.
ניהול זמן כולל אזורים רבים הקשורים זה לזה. לא ניתן לשלוט בכל ארסנל השיטות שלו, אבל כל אחד יכול ליישם לפחות כמה עקרונות של ניהול כזה בחייהם. אם אתה עושה את זה ללא קנאות, מבלי להפוך את עצמך לרובוט, תרגיל כזה יהיה מועיל, עוזר תמיד למצוא זמן לעבודה, חיים אישיים ופיתוח עצמי.
